ПРОЦЕДУРА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ИСКАНИЯТА ОТ СУБЕКТ НА ДАННИ ИЛИ СЛУЖИТЕЛ

I. Предназначение на процедурата

Всички лични данни, обработвани от СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ попадат в обхвата на тази процедура. Субектът на данни или всеки служител може в защита на своите права да отправи към сдружението следните искания:

  • Искане за преносимост на данните (член 12 от ОРЗД);
  • Искане за достъп (член 15 от ОРЗД);
  • Искане за коригиране (член 16 от ОРЗД);
  • Искане за изтриване („право да бъдеш забравен“) (член 17 от ОРЗД);
  • Искане за ограничаване на обработването (член 18 от ОРЗД);
  • Искане за пренасяне на данните (член 20 от ОРЗД);
  • Възражение срещу обработване (член 21 от ОРЗД).

II. Нормативна уредба

Членове: 12, 15, 16, 17, 18, 20 и 21 от Общия регламент за защита на данните (ОРЗД).

III. Задължения и роли

Управителният съвет на СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ отговаря за:

  • прилагането и ефективното изпълнение на тази процедура;
  • обработването на всички искания на субекта на данни/служителя, обхванати от настоящата процедура.

IV. Ход на процедурата

Начините за подаването на искания до СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ са описани в Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни.

СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ приема искания на субектите на данни, извършени и по всеки друг начин, като спазва условията на настоящата процедура.

1. Отправяне на искане от субекта на данните, вкл. служител на дружеството

Исканията се правят, като се използва образеца на Искане от субект на лични данни или Искане от служител – субект на данни. При отправянето на искането се спазват следните правила:

  • субектът на данни указва конкретния вид искане, съдържащ се в образеца, предоставен от СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ в електронен вариант на интернет страницата на сдружението или на хартиен носител;
  • субектът на данните може да отправя искане за всички негови лични данни, съхранявани от СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ,  без да указва конкретния им вид;
  • субектът на данните предоставя на СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ данни за самоличността си, които да го идентифицират сигурно и еднозначно (например, данни от лични документи, заемана длъжност, клиентски номер, имейл адрес и т.н);
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ задължително проверява идентификационните данни, за да се увери, че искането е подадено от субекта, когото данните идентифицират;
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ документира датата на получаване на искането;
  • след като искането бъде получено, то незабавно се включва в дневния ред на следващото заседание на Управителния съвет на сдружението, за вземане на решение по искането/жалбата и изпращане/предоставяне на отговор на субекта на данните/служителя.

2. Обработка на искането

Обработката на искането се извършва по следния начин:

  • идентифицирането (търсенето) на личните данни се извършва във всички хранилища на данни и всички съответни системи за архивиране, включително всички архивирани файлове (автоматични или ръчни архиви) и всички папки на електронната поща и техните архиви;
  • когато искането е за достъп до информация, при предаването на копие от информацията, СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ извършва обработване на данните с цел отстраняване на евентуална идентификационна информация за трети лица;
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ предоставя исканата информация и отговаря на исканията на субекта на данните в рамките най-късно на 1 (един) месец от датата на получаване на искането.

3. Допълнителна информация, изпращана при искане за достъп

В случай на искане от субекта на данни за получаване на достъп до неговите данни, освен че осигурява достъп до тях (например, чрез предоставяне на тяхно копие), СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ му изпраща и следната информация:

  • целите на обработването;
  • съответните категории лични данни;
  • получателите или категориите получатели на личните данни (ако има такива);
  • срока, за който СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ ще съхранява личните данни;
  • правата му да се изиска от СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ коригиране или изтриване на неговите лични данни, както и правата му на ограничаване на обработването, на възражение срещу обработването, както и на преносимост на данните;
  • правото на жалба до КЗЛД;
  • когато личните данни не се събират от субекта на данните, всякаква налична информация за техния източник.

Когато исканията на субект на данни са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, Управителният съвет на СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ може:

  • да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията или комуникацията или предприемането на исканите действия;
  • да откаже да предприеме действия по искането.

4. Действия при искания за коригиране, изтриване или ограничаване и при възражения срещу обработването

При искане на субекта на данни за коригиране, изтриване, ограничаване или при възражение по отношение на обработваните лични данни, Управителният съвет на СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ следва да прецени всяко от тези искания (извън искането за достъп до данни) с оглед основателността на правото на субекта/служителя на дружеството и наличието на други законови изисквания за неговото удовлетворяване.

След постъпването на съответното искане:

  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ премахва личните данни от системите и прекратява операциите по обработката им, без ненужно забавяне, ако искането за изтриване, подадено от субекта на данните, е основателно;
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ съобщава за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработването на всеки получател, пред когото личните данни са били разкрити, като му изпраща съобщение на имейл адрес, който има за комуникация с него или ако не разполага с такъв – по пощата, с обратна разписка, до настоящия адрес на субекта, с който разполага;
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ информира субекта на данните относно тези получатели, ако субектът на данните поиска това, и документира това съобщение;
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ взема подходящи мерки, без ненужно забавяне, в случай че:
  • – субектът на данни е подал искане, с което възразява срещу обработването на личните данни изцяло или частично;
  • – отпаднало е основанието за обработка по законово задължение;
  • – данните са били незаконно обработвани.

СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ използва следния имейл адрес, за да отговори на исканията на субектите на данни: info@tochnovreme.org или следния адрес за кореспонденция, ако отговорът е на хартиен носител: гр. Бургас, ул. Оборище 106, ет. 3.

5. Ограничения

Правото на ЕС или националното законодателство могат да предвидят ограничения за упражняването на правата на субектите на данни при изпълнението на настоящата процедура с цел да се гарантира:

  • националната сигурност и отбраната;
  • обществената сигурност;
  • предотвратяването, разследването, разкриването или наказателното преследване на престъпления или изпълнението на наложените наказания, включително предпазването от и предотвратяването на заплахи за обществената сигурност;
  • важни цели от широк обществен интерес;
  • важен икономически или финансов интерес на Съюза или на държава-членка, паричните, бюджетните и данъчните въпроси;
  • общественото здраве и социалната сигурност;
  • защитата на независимостта на съдебната власт и съдебните производства;
  • предотвратяването, разследването, разкриването и наказателното преследване на нарушения на етичните кодекси при регламентираните професии;
  • функция по наблюдението, проверката или регламентирането, свързана, дори само понякога, с упражняването на официални правомощия в случаите;
  • защитата на субекта на данните или на правата и свободите на други лица;
  • изпълнението по гражданскоправни искове.

6. Пренос на лични данни

СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ отговаря за прехвърлянето на данните без затруднения и гарантира, че те се предават със съответното ниво на комуникационна сигурност. СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ следва да оцени специфичните рискове, свързани с преносимостта на данните, и да предприеме подходящи мерки за намаляване на риска.

6.1. Предаване на лични данни или прехвърляне към друг администратор

СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ информира субектите на данни за съществуването на право на преносимост към момента на получаване на лични данни.

При постъпване на искане за предаване или за прехвърляне на лични данни към друг администратор, СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ обработва искането на субекта при спазване на следните правила:

  • всяко постъпило искане незабавно се преглежда от член на Управителния съвет на сдружението, който проверява за ясни и неоспорими доказателства за самоличността на субекта на данни под формата на данни от лични документи, клиентски номер, имейл адрес, длъжност (за служителите) или друг еднозначен идентификатор;
  • членът на Управителния съвет проверява дали посочените от субекта на данни/служителя са получени на основание съгласие или договор и дали са обработени по автоматизиран начин. Ако не са изпълнени тези изисквания, СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ има право да откаже да удовлетвори искането;
  • когато исканите данни засягат трето/и лице/а, Управителният съвет преценява дали предаването на данни на друг администратор на лични данни би навредило на правата и свободите на други субекти на данни;
  • Управителният съвет на сдружението извършва проверка дали подготвените за предаване/прехвърляне лични данни са само и точно тези, които субектът на данни/служителят е поискал да бъдат предадени, респ. прехвърлени;
  • поисканата информация се предоставя на субекта на данни/служителя в структуриран, широко използван и машинночитаем формат – XML, който позволява ефективно повторно използване на данните;
  • при предаване на данните на друг администратор на данни, СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ ги препраща в оперативно съвместим формат; в случай, че са налице технически пречки, които възпрепятстват директното им прехвърляне, СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ обяснява тези пречки на субекта на данните/служителя;
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ предоставя исканата информация в рамките на 1 (един) един месец от датата на заявката. Ако заявката е сложна, СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ може да удължи тази времева рамка максимум до три месеца от датата на нейното предявяване;
  • СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ информира субекта на данни за причините за забавянето чрез средството, с което той е подал искането си (имейл адрес, настоящ адрес) в рамките на един месец от първоначалното искане.

6.2. Получаване на лични данни от друг администратор

СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ приема и съхранява само данните, които са необходими и относими към дейностите, осъществявани от сдружението, или към трудовия статус на служител на сдружението. СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ не приема и не обработва лични данни „по подразбиране“, дори когато са получени от друг администратор, след искане за прехвърлянето им, както и не съхранява така получени данни.

СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ може да избере дали да приеме данни от даден субект на данни или от друг администратор, в следствие искане на субекта на данни за пренос към дружеството, но не е задължен да го направи и може да откаже такъв пренос.

Ако получените данни съдържат данни на трети лица, СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ съхранява данните под контрола на субекта- заявител. Тези данни се управляват само за неговите нужди, но не и за други цели на СНЦ АРТ ЦЕНТЪР ТОЧНО ВРЕМЕ.

V. Образци на документи

Неразделна част от тази процедура са образците на искане от субект на лични данни или служител – в онлайн и офлайн вариант.